1. 目的・開始・終了を決める
誰に何をしてもらうための図かを書き出します。購入申請の案内なら「申請を受け付けたとき」から「発注したとき」までに限定し、目的に含めない納品や支払いは別の図に分けます。
2. 作業と判断を書き出す
「申請する」「内容を確認する」「承認する」「発注する」のように動詞を使って書き出します。「内容を確認する」は作業、「必要事項がそろっているか」は判断として分けましょう。不備があった場合の担当者と対応も確認します。
3. 記号を選び、通常の流れを配置する
開始・終了、処理を表す四角、判断を表すひし形から始めます。上から下、または左から右へ通常の流れを配置し、同じ種類の処理は大きさをそろえます。分岐を追加できる余白も残します。
4. 矢印をつなぎ、分岐と戻り先を示す
順番に矢印をつなぎ、判断から出る線に「そろっている」「不足あり」などの条件を書きます。差し戻しは修正する作業へ戻し、その後もう一度確認する流れにします。分岐の先が行き止まりにならないようにしましょう。
5. 通常・例外のケースでたどって確認する
不備のない申請と、差し戻しが必要な申請を開始からたどります。矢印の行き先が明確か、戻った後も終了に到達できるかを確認します。初めて見る人に説明してもらうと、伝わりにくい箇所を見つけやすくなります。
スマホやブラウザで試す
Web版で申請・承認のサンプルを開き、自分の業務に合わせて作業名や分岐条件を書き換えてみましょう。不要な処理を減らすところから始めると取り組みやすくなります。アプリの詳細ページにはiOS・Androidへのリンクもあります。
作成した図を共有する前に、保存・出力したファイルを開き直します。読み手が使う画面や用紙の大きさで、文字と矢印が読めるか確認しましょう。
自分のフローチャートを作る
用途に合うフローチャートアプリを選んでみましょう。各アプリの詳細ページで、特徴や対応する端末を確認できます。
